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Aunque la tecnología ha sido un aliado en tiempos de pandemia, las reuniones de planeación estratégica no se recomiendan realizar de forma remota
Ocho meses luego de la llegada de la pandemia a Colombia, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane) y la Federación Colombiana de Gestión Humana, confirman que al menos 85% de las empresas sigue operando de manera virtual o en el mejor de los casos sus colaboradores están yendo parcialmente a las oficinas. Otros datos, según una encuesta que recientemente presentaron el Ministerio de Trabajo y la Andi, revelan que 86% del total de la fuerza laboral del país continúa teletrabajando.
Y aunque la tecnología ha demostrado ser un excelente aliado para hacer reuniones, en especial cuando se necesita conectar a los colaboradores en múltiples lugares, existen coyunturas en el entorno empresarial en las que es necesario que las personas se vuelvan a encontrar personalmente. En otras palabras, llegó el momento de volverse a ver las caras y tomarse un café juntos en el mismo lugar.
Actualmente, las empresas están en un momento crucial de planeación, donde se tienen que realizar diferentes encuentros durante el día para definir aspectos clave que marcarán su destino el próximo año, entre ellos, los temas relacionados con el presupuesto, planes de inversión o de compras, nuevas adquisiciones o ventas, reorganización o reestructuración de áreas o equipos y todo lo que tiene que ver con la continuidad del negocio en 2021.
Estas reuniones, en las que se toman decisiones estratégicas que comprometen la estabilidad y proyección de las organizaciones, no se recomiendan hacer por medio de reuniones virtuales. Su discusión, deliberación y manejo, no solo exige la máxima concentración de todos los participantes, sino también la mejor disposición de los colaboradores, teniendo en cuenta que este tipo de encuentros demandan largas jornadas de trabajo.
Cinco razones para apostarle a la presencialidad
Primero, facilita los trabajos de innovación y brainstorming, mejor conocido como lluvia de ideas.
Segundo, favorece la construcción del presupuesto, un tema que requiere de la negociación con múltiples áreas de la empresa y en la que es necesario leer el lenguaje corporal de los colaboradores.
Tercero, fomenta una mayor concentración y evita las distracciones propias del teletrabajo, especialmente cuando se están tomando decisiones trascendentales sobre el futuro de la compañía.
Cuarto, ayuda al moderador de una reunión de planeación estratégica a controlar mejor la atención de su audiencia y lograr una mayor conexión.
Quinto, fortalece el trabajo en equipo, incentiva la sinergia y facilita disminuir la tensión en los momentos de alta tensión que se suelen presentar es estas reuniones.
Si bien quedó demostrado la importancia de la presencialidad en este tipo de encuentros, la nueva normalidad generada por la covid–19 también exige contar con los mejores protocolos de bioseguridad para garantizar que las salas de juntas, salones, oficinas y/o auditorios sean completamente seguros para los asistentes.
Estos, al ser sitios cerrados, deben seguir al pie de la letra las recomendaciones de las autoridades de salud y cumplir con todas las actividades de limpieza, higiene, desinfección y prevención, entre ellas, control de la temperatura, distancia de dos metros por colaborador, uso permanente del tapabocas, lavado de manos mínimo cada hora y realizar un control estricto del aforo en el lugar.
Así mismo, para que este tipo de encuentros sean favorables, los espacios físicos donde se realicen deben estar dotados con elementos como pantallas para proyectar, pizarras, paredes o vidrios para rayar, excelente conexión a internet, sistema de sonido, mesas o mesones adaptados al tipo de reunión, sillas ergonómicas y cómodas, sobre todo si demandan jornadas largas.
No obstante, cumplir con estos criterios exige a las empresas hacer cambios en su infraestructura o comprar mobiliario, lo que implica disponer de recursos económicos que, dada la difícil coyuntura, no se cuentan en el momento. Y es aquí donde el sector del Coworking entra a jugar un rol fundamental para las organizaciones, generando soluciones flexibles, seguras, modernas y económicas, para que las compañías que necesiten desarrollar este tipo de reuniones de planeación estratégica puedan contar con un aliado que les facilitará tener las mejores condiciones.
*Director de Co Work Latam Colombia
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