Aprenda a distinguir entre lo urgente y lo importante

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: "Un imprevisto no le ayuda a alcanzar tus objetivos".

En cualquier caso, existe una serie de pautas que le ayudarían a organizar mejor su tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establezca sus prioridades
En el libro Start: productividad para humanos, escrito por Quique González y Berto Pena, fundadores de Hightrack, se insiste en la necesidad de ordenar sus prioridades. Éstas "le ayudan a decir no a un compromiso que no le conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no le aporta, a desechar un mal hábito que le perjudica y a detener un proyecto que no le hace crecer". Haga preguntas simples y directas, y escriba las respuestas.

Encuentre su motivación
En Un mundo feliz, la obra maestra de Aldous Huxley, los ciudadanos eran productivos pese a no tener una meta. Esta idea no resulta verosímil. 

"Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza". Y al contrario, "la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad", expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierde de vista por qué está ahí.

Marque un plan de acción
No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores "establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando supere cada uno de ellos". Hacer paradas en el camino le servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces.

Si es constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades creará un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irá alcanzando sus objetivos, y esto le motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándose.

Planifique su día a día
Una vez que tenga sus prioridades, su motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debe hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactaría un listado de tareas, pero es difícil que estableciera el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aporte a la consecución de sus metas.

Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados le dan), vacías (que no le aportan nada) y falsas (le roban tiempo y energía, y lo alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día.

Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. "Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar", apunta el citado libro.

Sea realista, no se cargues con más tareas de las que podría asumir. "Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva", aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia.

Y, de vez en cuando, desconéctese. "Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno", señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termine las tareas
"Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas". El libro Start: productividad para humanos establece que "una tarea terminada es una tarea menos", mientras que "una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana".

De todos modos, recuerde que no todos los imprevistos son urgentes. Tómese unos segundos antes de precipitarse a dejar lo que está haciendo para ponerse con ello.

Adelántese a los imprevistos
Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarle un tiempo considerable el día de mañana. "Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las captura primero, luego las puede recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)", exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también
"Mejor dejo esto para mañana"; "ya lo haré en otro momento"; "estoy seco de ideas". No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que le resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto le espanta a priori, no la deje para el final. Puede aplicarse la gamificación a usted mismo, imponiéndose una pequeña recompensa cuando termine, que sirva como estímulo.

El clima laboral cumple aquí una función muy importante. "¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable", comentan desde Imantia.

No se atasque
No hay nada peor que el estrés para su concentración. Imagine que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No se bloquees, piense primero en cómo reorganizar su día y centrarse en superar el primer paso de su nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluya.

Identifique sus 'antitareas'
Tan importante como saber qué debe hacer, es conocer lo que no tiene que hacer. Su lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.

Hightrack propone la siguiente metodología: "Haga dos columnas. En una de ellas escriba los malos hábitos, gestos o actividades que le hacen distraerle, perder el tiempo o desgastarse sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debs evitar (trabajo falso) y aquéllas que tiene que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)".

Conózcase a si mismo
Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer sus propios biorritmos le permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que tse sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que le cuesta más trabajo.