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Mitigue riesgos financieros, legales y de seguridad social con empleados temporales o subcontratados por medio de servicios de administración de proveedores
A pesar de que en Colombia no existe como tal un concepto de tercerización laboral, sí es común que las empresas recurran a servicios de externalización de procesos, subcontratación de bienes y servicios, outsourcing o BPO. Sin embargo, y a pesar de su popularidad, para tener éxito con este tipo de proveeduría se recomienda tener una gestión óptima de los servicios que pueden ser administrados por un tercero.
A través del Managed Service Provider (MSP) se busca mejorar la eficiencia en la administración de proveedores. Mientras la compañía recibe de sus aliados los resultados requeridos y el cumplimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) acordados, las áreas que controlan la contratación de estos servicios puedan concentrarse en su operación interna.
Desde ManpowerGroup Solutions, compañía dedicada a proveer soluciones basadas en talento humano, se recomienda implementar el MSP a partir de tres pasos: Primero, contar con consultoría, en la cual un grupo de especialistas debe hacer una revisión de los procesos actuales de selección, gestión y pago de proveedores. De este modo, la información se puede documentar para así identificar las buenas prácticas y las oportunidades de mejora.
Posteriormente, se requiere de una evaluación de proveedores, desde la óptica del gobierno corporativo, solidez financiera y obligaciones en término de seguridad social e impuestos. De acuerdo con ManpowerGroup Solutions, los resultados reflejan el nivel de cumplimiento, las omisiones y las oportunidades de mejora.
Finalmente, el tercer punto es la administración de proveedores como tal, la gestión completa de proveedores, desde la selección, hasta el seguimiento a resultados, facturación y pago por los servicios.
La compañía también cuenta con su propio servicio para administrar proveedores, Vendor Management System (VMS), una plataforma basada en la nube, desde la cual se controla esta solución mediante la automatización de procesos administrados por expertos en el manejo de recursos humanos.
“Nuestra herramienta recibe los requerimientos de los clientes, y el VMS hace la valoración y análisis de los candidatos que potencialmente pueden prestar el servicio solicitado. La información recopilada resulta nuestro mayor valor agregado, porque con ella hacemos mediciones y seguimiento y tomamos decisiones informadas que impactan positivamente a nuestros clientes”, explicó Lina María Correa, gerente de ManpowerGroup Solutions Colombia.
“El sector BPO es uno de los grandes generadores de empleo en el país. Se ha conseguido un aumento en la empleabilidad de los jóvenes, 80% de la fuerza laboral”.
“Muchas veces subcontratar dentro de una empresa se limita a encargar a un tercero ciertas tareas, pero no se revisa si en el mediano plazo eso fue rentable”.
Entre los principales beneficios de gestionar la relación con sus proveedores de talento está la posibilidad de mitigar riesgos financieros, legales y de seguridad social, al hacer un seguimiento preciso de los requerimientos que por ley se tienen que cumplir en el manejo de empleados temporales o subcontratados. Además, la generación de reportes permite estar más preparados ante dificultades que se puedan presentar y tomar estratégicamente decisiones que redundarán en mayor eficiencia y menores costos.
Toda esta gestión cobra especial importancia dada la mayor la demanda de servicios de outsourcing que se viene presentando. De acuerdo con la Asociación Colombiana de BPO, desde 2018 esta industria ha tenido una tasa de crecimiento acumulado de 3,8%, y según la presidente ejecutiva de la entidad, Ana Karina Quessep, “el sector se ha convertido en los últimos años en un importante dinamizador de la economía”, con Ingresos operaciones $10,7 billones, exportaciones por $3,8 billones y cerca de 600.000 empleos.
Hágase estas cuatro preguntas
Un buen ejercicio para identificar si está haciendo una buena administración del talento y los servicios que subcontrata es autocuestionar si su compañía está haciendo uso de recursos de más en una gestión humana poco eficiente, cuando podría tercerizar su administración y lograr mejores resultados.
¿Tengo varios proveedores activos actualmente?, ¿se ha aumentado el tiempo que invierto en seleccionar a un proveedor, analizar sus resultados y gestionar sus facturas y pagos?, ¿obtener un reporte que involucre a todos o a varios proveedores se convierte en una tarea complicada?, o ¿requiero mayor visibilidad de los costos y ahorros potenciales de mis proveedores?, son algunas de ellas.
Principales razones para subcontratar procesos que tienen las empresas
Según el Global Outsourcing Survey elaborado por Deloitte Consulting en 2016 las principales razones para subcontratar un servicio según las compañías es la reducción de costos y gastos (59%); el poder enfocarse en las funciones principales del negocio (57%) o en resolver problemas de capacidad (47%). Las empresas también buscan mejora la calidad de sus servicio, tener acceso a capital intelectual y gestionar procesos.
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