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El proceso debe ser organizado para que no se presenten confusiones entre los trabajadores y tener siempre auditorías
Una adecuada gestión de la nómina de una empresa es fundamental, sin importar si esta es grande o pequeña, pues tiene la capacidad de proteger a la compañía de inconvenientes legales.
Eliana Rodríguez, directora nacional outsourcing de nómina y latam practice leader de Adecco Colombia, dijo que aunque en ocasiones se considera la nómina una tarea tediosa, no se trata simplemente de pagar una cantidad determinada en un plazo establecido, sino que se debe tener en cuenta la normativa vigente y garantizar el bienestar de los colaboradores de la organización.
Para gestionar adecuadamente este proceso, Rodríguez mencionó que se deben propiciar espacios de capacitación y consulta para resolver las dudas de los colaboradores.
Otro aspecto clave es la confidencialidad y la gestión adecuada de la información recolectada para el proceso de nómina. Las empresas deben llevar un historial organizado de cada trabajador para evitar inconvenientes con los pagos.
También es importante que las empresas conozcan los plazos de reporte definidos por las organizaciones con las que manejan procedimientos de seguridad social de los empleados, para cumplir con estos.
Un cuarto elemento es que hay que auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la seguridad social. Así mismo, se debe mantener un proceso de auditoría interna pues permite mitigar los riesgos de incumplimiento.
Por último, se recomienda verificar que el software de gestión de nómina que se use esté debidamente parametrizado para evitar errores por malos cálculos. En el futuro, las equivocaciones pueden significar demandas por parte de exempleados y sanciones de los entes de control.
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