La asignación de los viáticos se refleja directamente en la imagen de una compañía

Las nuevas tecnologías y las telecomunicaciones hacen que los negocios a distancia sean cada vez más fáciles y baratos, pero en algunas ocasiones es inevitable que un empleado se traslade a otra ciudad. En estos casos es bueno recordar que lo que pueda gastar afectará directamente a la imagen de la compañía.

Con el fin de mantener los gastos bajo control y hacer más tranquila la administración de los recursos, la mayoría de las compañías han establecido políticas para resarcir los gastos de los viajes de sus empleados. El equilibrio de su propósito está tanto en que el empleado logre el objetivo del viaje con tranquilidad, como que el empleador pueda estar tranquilo y evite el abuso de sus trabajadores

Las políticas varían dependiendo de la compañía. Mientras algunos prefieren la comodidad del empleado, otros prefieren mantener los gastos más bajos posibles. En cualquier caso se deben evitar los extremos y es mejor recordar que un empleado es la representación directa de la institución y por lo tanto la forma en que hace negocios.

'Hay que tener en cuenta la imagen de la organización que se representa. Si estoy representando a mi empresa no me puedo meter en un hueco de hotel. Por eso es necesario que la cantidad de viáticos esté de acuerdo con la imagen que queremos proyectar', dijo Diego Cardona, profesor de administración de la Universidad del Rosario.

Por eso es bueno dejar claro la cantidad de consumo que se cubrirá y especificar un monto para cada desayuno, almuerzo y cena, sin excederse en mostrar una mala imagen. El problema aquí es que los precios de estos pueden variar considerablemente dependiendo del destino del viaje.

'Es necesario que las organizaciones desarrollen políticas que tengan en cuenta la diferenciación de precios en diferentes lugares. Por otro lado, el nivel de los viáticos debe se acorde con el impacto que va a tener su viaje en las utilidades de la organización', agregó Cardona.

Hay dos formas más comunes de manejar los gastos. Una es reponer los gastos del empleado al final del viaje y otra es asignar un monto diario para todos los gastos.

Sea cual sea la forma de administrar lo más importante es dejar claro a los empleados cuáles son los gastos en los que pueden incurrir y qué tanto de estos serán compensados por la compañía, antes de embarcarse en un viaje.

'Los viáticos deben ser administrados de manera estricta por cuanto de su control dependerá su naturaleza al ser reconocidos. Por ejemplo, se debe especificar el valor y concepto de cada uno de los gastos, deben ser accidentales o extraordinarios', dijo Adriana Pulido, directora de recursos humanos para la región andina de Schneider Electric.

'Se debe ser muy estrictos en su administración, uso, control y debe ser sujeto de auditoría mínimo trimestralmente. Estra compañía, estas sumas de dinero están claramente definidas en el procedimiento interno de la compañía de 'Políticas de viajes', agregó.

En este tipo de documentos se debe especificar que la cartera de los viajes de negocio puede variar dependiendo del nivel en que se encuentre el empleado y si existen o no viáticos de confianza.

Mientras que a un presidente o vicepresidente de la compañía se le pagan todas sus comidas, independiente de su costo o las personas a las que ha invitado, a un ejecutivo junior solo se le pagará por la suya, independiente de si el comensal sea o no un cliente en prospecto.

Por otro lado, algunas compañías tienen muy clara su política sobre la restricción al consumo de alcohol mientras otras son más laxas al respecto.

Antes de los viajes los empleados deben ser notificados sobre la forma en que se les pagará sus gastos, ya sea que se les dará un adelanto que deberán justificar o solo deberán justificar con recibos todos los gatos de su propio dinero. Por eso las reglas deben ser claras en cuanto a qué tipo de recibos son aceptados y qué gastos sin comprobantes serán incluidos en el reporte, como en el caso del transporte.

Por último, para reducir los problemas, recomiende a sus empleados tener una de tantas aplicaciones que existen en el mercado para mantener control sobre los gastos de representación a través de su teléfono móvil. Estos no solo facilita el registro del empleado sino simplifica el trabajo de la empresa.

Estos pagos no hacen parte del salario
Es importante dejar claro que los viáticos están relacionados con las deducciones de impuesto y la compensación de los empleados, pero es diferente si estos son accidentales o permanentes.

La legislación colombiana estableció que los viáticos de los empleados que se den de forma irregular u ocasionalmente, no constituyen salario para efectos legales.

Por el contrario, según el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, si la compañía paga con mucha regularidad a un empleado por viajar o por mantener su puesto de trabajo por fuera de la sede de la compañía, en ese caso sí constituye salario.

Ahora bien, hacen parte del salario la manutención y alojamiento frecuentes, pero no lo hacen los medios de transporte y gastos de representación.

La opinión

Diego Cardona
Profesor de administración de la Universidad del Rosario
'Si estoy representando a mi empresa no me puedo meter en un ´hueco´ de hotel. Por eso es necesario que la cantidad de viáticos esté acorde con la imagen que queremos proyectar'.