Los desafíos modernos de la gestión del tiempo y la productividad en el trabajo

¿Qué impide que seamos eficaces en el trabajo? ¿Es la gestión del tiempo nuestro enemigo? ¿O quizás la tecnología que no juega a nuestro favor? O incluso puede ser una combinación desastrosa entre los dos.

Hoy en día parece que fuera imposible no hablar de cómo ser más eficaces, de cómo producir más. La vida moderna es cada vez más exigente por la cantidad de tareas a realizar, y la línea divisoria entre el descanso y el trabajo se difumina con la tecnología. “Contamos con 24 horas y al final del día tenemos una sensación de haber perdido el tiempo porque no cumplimos con todas las tareas propuestas,” anota Geli Pautt Torres, docente investigadora de la Universidad Externado.

Esto hace que la gestión del tiempo cobre mayor trascendencia, especialmente en la vida profesional. A pesar de ello, esto es más que solo ejecutar tareas, es también encontrar la satisfacción en uno mismo.

“Esa idea de que de alguna manera vas a hacer todas tus tareas, y entonces con eso todo va a estar bien y te vas a sentir satisfecho, no va a pasar. Si quieres esa sensación de no sentirte abrumado, no viene de ser más eficiente o de hacer más cosas, sino de otro lugar”, comentó el escritor en temas económicos Tim Harford en una entrevista con el medio The Financial Times.

Según los expertos, se trata de implementar hábitos que diferencien lo que es importante de lo que no. “Es un mito pensar que todo es urgente y de inmediato, y que, si no lo haces ya, va a ocurrir algo desastroso”, comenta Pautt.

Algunas de las estrategias de gestión de tiempo que aconsejan los expertos incluyen:

• Tener claridad sobre los objetivos de las tareas a realizar. Es crucial que el progreso de este también sea medible.
• Priorizar las tareas, hay que ser realistas con las expectativas, no todo se puede ejecutar.
• Aprender a decir no, y renunciar a actividades poco oportunas en ciertos momentos.

Pero, ¿qué nos impide utilizar bien el tiempo?

Para Pautt, la respuesta recae en la hiperatención. "El exceso de trabajo y de rendimiento nos ha llevado a autoexplotarnos en el día a día de una manera infinita”, menciona la experta, lo que ha provocado una fragmentación de la atención. El multitasking ha hecho que las personas sean más propensas a tener una mala gestión del tiempo. Esto implica “tareas inconclusas, reprocesos y resultados de baja calidad”.

Existe una amplia variedad de elementos que pueden perturbar el buen uso del tiempo, entre estos el uso constante de las redes sociales y las herramientas tecnológicas. Judy Costanza, docente de la facultad de Medicina de la Universidad Nacional, afirma que “las notificaciones de nuestros teléfonos, las redes sociales y el uso constante de aplicaciones pueden hacer que sea difícil concentrarse y evitar perder el tiempo. Además, cuando no tenemos un plan claro de lo que queremos hacer, es más fácil que nos distraigamos y perdamos el tiempo”.

Para ello, el empleo de herramientas de gestión también puede resultar muy efectivo, tales como Asana, Todoist, Trello y Any.do. De igual forma, Costanza comenta que “las personas que tienen dificultades para concentrarse pueden beneficiarse de técnicas de concentración, como la meditación o el entrenamiento mental”. Al respecto, Darcio Fuentes, Gerente Técnico de Adecco Colombia, resalta la importancia de encontrar el equilibrio entre la vida personal y laboral, “la planificación de las actividades diarias, el uso de check list de los entregables y saber diferenciar entre lo urgente y lo inmediato”.

La hiperespecialización y el papel de las empresas en la productividad

Una de las creencias más paradigmáticas acerca del rendimiento laboral es la que postula que una mayor especialización genera mayor productividad, sin embargo, no todos están de acuerdo. Esta premisa incentiva la búsqueda de capital humano con mayor formación y experiencia por parte de las empresas con el fin de incrementar la productividad. Mauricio Salazar, director de empleo y seguridad social del observatorio fiscal de la Universidad Javeriana, menciona que esta idea, “a la luz de la teoría clásica económica de Adam Smith, es correcta.” Sin embargo, esta es muy susceptible de caer en tela de juicio, ya que “demasiada especialización puede tener implicaciones muy profundas para la salud mental y hoy en día también estamos comprendiendo que demasiada especialización hace que la vida se vuelva monótona, reduciendo la felicidad y con ello la productividad”. Al preguntarle al respecto, Costanza afirma que “la productividad también depende de otros factores tales como la motivación y el entorno de trabajo”.

La gran responsabilidad que conlleva el aumento de la productividad y gestión de tiempo en una empresa no es algo que recae exclusivamente en los individuos que la conforman. Las empresas también pueden implementar políticas internas con énfasis en el bienestar de sus miembros con el fin de aumentar su felicidad y con ello, de manera indirecta, su productividad. Salazar indica que “hoy en día se piensa mucho más en el bienestar de trabajadores, en tenerles canchas de ping-pong y lugares de esparcimiento. Dado que somos más especializados, requerimos más sitios de esparcimiento que antes. [..] La productividad está asociada directamente con el bienestar en el trabajo.”