Procrastinación, un vicio en contra de la productividad

La procrastinación, o el vicio de posponer tareas y dejar todo para última hora es uno de los síndromes más comunes que se presentan entre los colaboradores de una organización. Este comportamiento es típico de la persona que evade responsabilizarse de sus funciones y termina ocupándose con actividades ajenas a sus objetivos reales en el trabajo.

Según Edith Aristizábal Díaz Granados, coordinadora de la especialización en Psicología Forense de la Universidad del Norte, la persona que procrastina retrasa el cumplimiento de la labor que le ha sido asignada , evitando asumir las responsabilidades y las decisiones que le han sido encomendadas. Además, genera en la empresa un bajo rendimiento y disminuye la productividad del empleado y del proceso de producción.

'Esta es una tendencia que va en contra de las exigencias actuales, que marcan una cierta prisa en conseguir logros y metas, de modo que parece que la persona siempre se rezaga y no logra marchar al ritmo que se le pide', explicó Aristizábal.

La especialista indicó además que si se retrasa la toma de una decisión relativa a un tipo de negociación específica puede causar pérdidas económicas, pues los precios ofertados no se podrían sostener durante el lapso de tiempo que se extendió más de lo normal, por el hecho de postergar la toma de decisión por temor a equivocarse o asumir las consecuencias que pueda.

'Lo grave es que la persona que procrastina emplea demasiado tiempo en conseguir lo que requiere para hacer la tarea y no logra decidir si lo que ha conseguido le sirve, o puede haber otra cosa mejor, de modo que empieza a obtener más satisfacción en la búsqueda de lo que requiere y pierde el enfoque en hacer la tarea misma', manifestó Aristizábal.

Esta demora hace que el pensamiento y la imposibilidad de decidir hasta donde llega la tarea, o cuando empieza realmente a realizarla, va haciendo que de modo reiterado se incumplan los plazos. 'Entonces para quien dirige las actividades se genera un desgaste al acosar al colaborador y empiezan los roces y la irritabilidad', agregó.

De esta manera se genera otra afectación en términos de la relación entre empleador y empleado, porque al presionar se empeora la realización de la tarea, de modo que puede volverse un circulo que parece no tener salida.

Acabe con la procrastinación
Algunas de las medidas que pueden seguir las organizaciones para evitar este síntoma entre sus colaboradores, o en el mejor de los casos erradicarlo de la empresa, son: en primer lugar, hacer que el sujeto comprenda la tarea que se le asigna y que tiene las habilidades para poder realizarla, puesto que si la tarea excede el campo de conocimiento o de quehacer práctico del empleado, puede originar retrasos en el cumplimiento de la misma.

Lo segundo es determinar de modo claro el alcance de la tarea, pues quien procrastina por lo general se traza metas demasiado elevadas y no logra conseguirlas, o su percepción o creencia es que no lo ha logrado, por eso continúa en el proceso. Entonces limitar el alcance de la tarea en términos precisos puede ayudar en esto.

Uno de los correctivos para esta situación es determinar un plazo claro en el que el empleado debe cumplir la tarea, lo otro es que al advertir la tendencia a procrastinar hay que hacérsela ver al mismo empleado que seguramente justificará su conducta y modo de proceder. Ceder a las justificaciones no mejora el problema, porque es una tendencia que tiende a repetirse.

Según Martha Susana Hernández, Psicóloga y Docente de la Universidad de la Amazonía, para evitar este fenómeno las organizaciones deben controlar las aplicaciones o las páginas de internet que normalmente distraen al empleado y que no tienen nada que ver con sus labores. Hay que establecer un control diario de auditoria no sólo en los sistemas, sino también en el resultado final de la actividad laboral del día, de tal manera que el empleado deba entregar un reporte de su actividad.

'Las acciones de este fenómeno tienen como consecuencia pérdida de tiempo laboral, ya que se esta haciendo uso del tiempo contratado por el empleador y que traducida en términos económicos es perdida de dinero para la empresa, no sólo es tiempo y dinero, sino también puede ser medido en términos de la baja eficiencia, eficacia y productividad del empleado que hace este tipo de acciones y que recae en forma directa en los mismos considerandos para la empresa', explicó Hernández.

Las empresas deben tener en cuenta que la procrastinación puede producirse cuando la tarea que le han asignado al empleado es ambigua, compleja o no se ha explicado la forma de realizarla, o cuando la persona no tiene la capacidad de asumirla va dejando vencer el plazo por temor al fracaso. Por eso erradicar este fenómeno de las compañías debe ser un reto y un trabajo para asumir en equipo.

De la falta de compromiso a la angustia
Para Martha Susana Hernández existen ciertas prácticas laborales que se pueden prestar para ser sometidas al fenómeno de la procrastinación, es decir, de la pérdida deliberada de tiempo en otras actividades diferentes a las labores de trabajo y que se pueden desempeñar desde la oficina sin que se note que se están realizando. Planteada de otra forma, es hacer una simulación que se esta trabajando en un actividad atribuida a su cargo y de la empresa, cuando realmente no se están haciendo actividades laborales, como por ejemplo: el uso continuo de internet por motivos personales, chat, la manipulación del BlackBerry, intervenir en Blogs, muros y redes sociales.

'Pero el problema no termina allí, cuando el empleado toma conciencia de su falta de compromiso e interés por su trabajo y se 'dedica' a trabajar, ya que para eso le pagan, comienza a pasar por un estado de angustia y de cargo de conciencia que lo llevan a realizar el trabajo a la carrera sin calidad, a quedarse después de la hora normal de salida de trabajo, a asistir a la oficina en días y horas no laborables para 'ponerse al día' y a presentar excusas 'lógicas' para él, pero inconcebibles para la empresa, teniendo como consecuencia la pérdida de confianza por parte del empleador', indicó.

Las opiniones

Edith Aristizábal
Sicóloga de la Universidad del Norte
'Este síndrome se da por la imposibilidad de enfocarse de modo eficiente en un tarea, puede ser porque no la comprenda adecuadamente o que exista una desmotivación'.

Martha Susana Hernández
Sicóloga de la Universidad de la Amazonía
'Estas acciones tienen como consecuencia, la pérdida de tiempo laboral ya que se está haciendo uso del tiempo contratado por el empleador y eso resulta en perjuicios'.