Recomendaciones para prevenir el fraude corporativo mientras se realiza teletrabajo

Debido al aislamiento a causa de la pandemia, muchas empresas han instituido políticas de trabajo remoto para ayudar a combatir la propagación del virus. Sin embargo, con un mayor número de colaboradores trabajando a través de conexiones remotas, las empresas y sus equipos de trabajo están más expuestos a sufrir cualquier tipo de fraude.

En ese sentido, Pablo Iragorri, director ejecutivo y jefe de la oficina de Kroll en Colombia destacó que las empresas están enfrentadas a crear nuevas estrategias de negocio apalancadas en canales virtuales y, al tener que reaccionar de manera acelerada a la pandemia, naturalmente el control pasa a segundo plano, ya que lo prioritario es mantener los ingresos. "Esto abre nuevas ventanas de oportunidad que pueden ser utilizadas por empleados y externos. Las compañías podrán verse enfrentadas a conductas fraudulentas como el robo de información confidencial, la manipulación de los estados financieros, contratación de proveedores no acreditados, adquisición de servicios con sobrecosto, entre otras", dijo Irragorri.

En el caso colombiano, el experto asegura que las industrias con mayor riesgo a sufrir este tipo de actividades ilícitas son el sector salud, el de transporte, ecommerce, los envíos, el sector de infraestructura y construcción y las empresas que realizan mucho de su trabajo con equipos en campo que están lejos de las oficinas principales.

“Muchos de estos negocios han estado operando durante la crisis y, debido a la necesidad de suplir la demanda de manera rápida, pueden haber contratado proveedores, servicios, personal e instrumentos de trabajo sin pasar por los debidos procesos de compras. Un buen ejemplo de esto son las urgentes compras de materiales sanitarios como gel, mascarillas y guantes. Debido a la necesidad de reiniciar operaciones, muchas de estas compras se han efectuado sin supervisión o control de sobrecostos. Aquí se puede llegar a producir el fraude”, agregó Irragorri.

Por ello, el experto de Kroll en Colombia brinda algunas recomendaciones para mitigar este riesgo de fraude en las compañías. Como primera medida destacó que es necesario discutir los asuntos relacionados con el fraude y la seguridad cibernética regularmente en las reuniones de la junta y mantener registros de esas reuniones, además de solicitar que la gerencia cree capacitaciones y brinde informes sobre fraude y ciberseguridad para educar a la junta y crear concientización sobre el tema.

Por otro lado, Irragorri señaló que es necesario mantener registros de problemas de ciberseguridad y ataques de fraude dirigidos a la corporación; realizar monitoreo dirigido a las contrataciones realizadas de manera urgente, sobre todo las que se realizaron sin pasar por todos los pasos normales de contratación a raíz de la urgencia y realizar monitoreo a los contratos realizados en campo, con especial enfoque en los casos en que el equipo de auditoría y cumplimiento no ha podido realizar visitas físicas de la manera acostumbrada.

También con el fin de evitar el fraude se debe fomentar el autocontrol y la autogestión, involucrando a los empleados en la prevención del fraude y manteniendo la mitigación de riesgos como un trabajo de equipo que le corresponde a todos; hacer seguimiento a las mejores prácticas de manejo de las crisis implementadas en las distintas áreas de negocio y sectores de la economía y sostener controles alineados con las necesidades gubernamentales con el fin de disminuir confusión para los empleados.

Otras de las acciones que pueden tener en cuenta las compañías es habilitar canales de denuncia y mantener una comunicación abierta con los diferentes grupos de interés y además divulgar con frecuencia el código de ética y mecanismo sobre prevención de fraude, así como protocolos de investigación, sanciones e implicaciones jurídicas del no cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía.