Diagnóstico: reunionitis crónica

La mayoría de nosotros ha estado en reuniones desordenadas o innecesarias que, cuando se acaban, piensas: “Esta reunión pudo ser un correo electrónico”. Según un estudio de la Universidad de Harvard, siete de cada diez reuniones de trabajo “no sirven para nada”. Estamos sufriendo de una ‘reunionitis crónica’ que debemos transformar con urgencia, porque en algunos casos disminuye la productividad de los equipos y afecta su flujo de trabajo. Para no caer en esta mala práctica, comparto algunos consejos para que estos encuentros sean cada vez más útiles y cumplan la finalidad esperada.

Lo primero es determinar si la reunión es necesaria. Para esto, es clave identificar si se quiere solucionar un problema, tomar decisiones, comunicar información general o construir propuestas sobre algún tema, entre otros. Todo depende de la complejidad del mensaje a comunicar, su formato y la cantidad de personas involucradas. Aunque puede sonar obvio, en algunas oportunidades los pendientes se pueden resolver con un mensaje claro, ya sea en una llamada o un correo electrónico.

El siguiente paso es construir la agenda o el minuto a minuto de la reunión, que además les ayudará a saber cuánto tiempo podrían invertir en ella. A veces se nos olvida, pero los principales objetivos de una reunión son alinear a un equipo de trabajo, organizar y mejorar la productividad, no lo contrario.

Una vez la agenda está programada, informen a los participantes sobre los temas que se van a presentar y envíen previamente el material a discutir. De esta manera, todos podrán llegar más preparados para hacer preguntas o resolver dudas, e incluso llevar ideas listas.

El número de invitados también es un desafío. Harvard Business Review publicó la fórmula 8-18-1800 con la que advirtió que las reuniones para tomar decisiones o resolver problemas no debería exceder los ocho participantes. Sin embargo, si se quiere hacer un trabajo de lluvia de ideas o proceso de co-creación, 18 personas es el número ideal para cumplir el objetivo. Y en caso de que se desee compartir información general o alguna noticia especial, se debe invitar a toda la organización. Esto reforzará el sentido de pertenencia.

Sobre el lugar, la pandemia nos ayudó a entender que para las reuniones debemos ser prácticos. Para eso, se recomienda promover encuentros en lugares intermedios para la mayoría de los asistentes, en los que no existan largos desplazamientos. En algunas oportunidades la virtualidad es una buena salida para estas reuniones, aunque también es cierto que hay quienes extrañan la conexión con las personas presencialmente.

Como sugerencia final: ¡huyan de los monólogos! En las reuniones se debe promover la participación de los invitados para discutir los temas, generar conclusiones y compromisos, según corresponda. Claro está, hay que llevar un control de los tiempos de cada intervención para cumplir con la agenda establecida y finalizar a tiempo. Una vez se acabe la reunión, no olviden hacer una recapitulación de los temas discutidos y los compromisos acordados a través de un acta o una minuta, en la que se pueda recordar posteriormente los entregables. Y ojalá que esas tareas puedan quedar plasmadas en un lugar al que todos puedan acceder.

Aunque varias de estas recomendaciones pueden ser obvias o bien conocidas, aún existen reuniones extensas, con poca productividad, que nos desgastan y que no nos permiten avanzar en el cumplimiento de metas. Tengan cuidado, el rol del líder también está relacionado a estos espacios con su equipo y las formas de hacerlo.