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Constantemente se escucha a los líderes hablar del poco tiempo que tienen durante el día para atender todos los compromisos laborales, incluso, algunos quisieran tener más de 24 horas para poder balancear sus espacios personales y profesionales. Pero como no es posible tener más tiempo para hacer más cosas, existe un gran desafío en la gestión de la agenda de los directivos, repletas de compromisos con personas dentro y fuera de las organizaciones.
La magia ocurre cuando esos directivos o sus asistentes logran coordinar durante un día el minuto-a-minuto de lo que es estratégico. Es complejo lograr que esa agenda se cumpla en los tiempos establecidos, no solo porque algunas reuniones se pueden extender más de lo normal, sino también por los retos que representa moverse en una ciudad con un tráfico pesado, como es el caso de Bogotá. Ahí es cuando la magia se acaba, cuando se llega tarde a una reunión y toda la agenda cambia.
La impuntualidad es uno de los peores defectos de un líder, sobre todo si se evidencia que es recurrente. Los líderes son referentes para la organización, no sólo porque representan a una institución, sino también porque son evidencia de sus valores y cultura. Llegar tarde a un encuentro demuestra irrespeto por los asistentes, falta de compromiso y deja muy mal a la organización, porque se tiende a generalizar que en ese lugar de trabajo todos son incumplidos.
Además, la impuntualidad de un líder puede hacer que el clima de una reunión empiece con tensión por quienes tuvieron que esperar demasiado tiempo a que solo llegara una persona. Así se pierde fácilmente la confianza, el compromiso y el respeto. Por esta razón, es importante prever algunos escenarios y tomar ciertas decisiones para no llegar tarde a estas reuniones.
Lo primero es saber delegar. En muchas ocasiones las personas quieren que su jefe esté en todas las reuniones para lograr resultados, sin embargo, esto es humanamente imposible por lo que el rol del líder debe ser entregar la batuta a las personas idóneas para atender los espacios a los que no pueda asistir. Como mencioné en otra columna, la reunionitis crónica es perjudicial para la salud. Los líderes que quieren estar en todas las reuniones no van a poder ser efectivos en su gestión.
Es recomendable llegar con 15 y hasta 30 minutos de anticipación a la primera reunión del día y así poder iniciar con el pie derecho. Esto permite organizar con calma cualquier novedad que surja. También se recomienda ir acompañado a las reuniones por otros miembros de la empresa, pues ante una posible eventualidad alguien puede excusarlo, reemplazarlo y atender los compromisos.
Es clave calcular los tiempos de cada reunión, leyendo bien al interlocutor con el que se reunirá y los objetivos del encuentro. En ocasiones, no se mide de manera adecuada la transición entre un momento y otro, por lo que es necesario incluir los tiempos de movilidad para finalizar una reunión e ingresar a otra. Se necesitan minutos para pensar, organizar ideas, escuchar al equipo, delegar resultados e incluso para ir al baño.
Lastimosamente, en la cultura colombiana el llegar tarde está normalizado. Pero quisiera invitar a los líderes a que lleguen puntualmente a sus encuentros y, principalmente, a que fomenten en sus equipos de trabajo una cultura de respeto por la agenda de los demás. Al final, ser puntual es demostrar que se es cuidadoso, responsable y que las actividades, y por tanto las personas involucradas, nos importan.
