Cuando trabajar es reunirse

“No más reuniones, déjenme trabajar”. Es una expresión que, de diversas maneras, se escucha con frecuencia en el tiempo que llevamos de pandemia. La mayor parte de los profesionales tienen la percepción que hay más reuniones que antes y no existe una explicación clara para ello. Es posible que esta sensación proceda de que lo que anteriormente eran reuniones informales, que podían o no darse, ahora al estar programadas aumenta la obligatoriedad de llevarla a cabo y de asistir. En este punto puede ser conveniente preguntarse a cuantas horas de trabajo virtual equivalen las ocho horas de trabajo presencial en la oficina, o con otras palabras cuál es la productividad de una y otra modalidad. Convendrá analizar los estudios que existan.

Se habla de que el trabajo en casa es autónomo, donde cada uno marca su ritmo de trabajo respondiendo eso sí por unos objetivos determinados. La realidad, sin embargo, es que gran parte de la autonomía ha desaparecido a causa de las reuniones. Los profesionales que están en esta situación mencionan que el horario en modo virtual es más apretado que en modo presencial, que a veces no hay huecos para ejecutar lo acordado o realizar algunas funciones del cargo, las tareas pendientes, etc. Y que a veces hay reuniones por fuera del horario laboral.

¿Por qué hay exceso de reuniones, si este es el caso? Una primera respuesta, simple, pero que podría ocurrir, sería porque otorga sensación de seriedad, de responsabilidad, de estar haciendo un trabajo duro. ¿Por qué se coloca una reunión una hora antes de terminar la jornada laboral sabiendo que se demorará dos o tres horas? Es posible que la razón sea esta mismo que mencionamos. ¿Está preparada la fuerza laboral para trabajar por objetivos con manejo autónomo? ¿Está preparado el jefe para dejar trabajar y confiar en que se hace lo que se debe hacer? Ambas preguntas y sus respuestas están relacionadas y tienen que ver con el número de reuniones. En efecto, si los objetivos no se cumplen o las tareas no se realizan, el jefe responderá con un incremento del control que lo ejercerá a través de las reuniones, lo que debilitaré la cultura del trabajo por objetivos propia del trabajo por fuera de la oficina. Otra razón del exceso de reuniones.

Podría suceder que algunos profesionales provienen y viven en la cultura de hacer tareas, más que de lograr objetivos impuestos o autodeterminados. En esta situación se suele buscar las reuniones porque proporcionan seguridad al compartir las dudas e inquietudes. A su vez, cuando un jefe no posee las competencias necesarias para ayudar a fijar y hacer seguimiento de objetivos, suele requerir de reuniones para suplir esa deficiencia.

Para poder eliminar algunas reuniones es necesario fortalecer determinadas competencias. Algunas de ellas serían la planeación del propio trabajo con la auto fijación de objetivos y metas, la capacidad de trabajar en red donde predomina el trabajo en equipo de dos personas, aptitud para buscar y analizar información, estar al día en tecnología, capacidad de elaborar informes o memorias explicativas breves que expresen lo esencial, saber sacarle partido a los manuales y procedimientos escritos que contienen la información necesaria para elaborar un trabajo…Todo lo cual implica quizá nuevos aprendizajes y valorar más el trabajo autónomo de pensamiento.