Muchos protocolos son letra muerta

Si bien la mayoría de las familias empresarias reconocen el valor de redactar y aprobar un Protocolo Familiar, con frecuencia desconocen que éste es un compromiso vivo, que debe revisarse y adaptarse continuamente. Sin una supervisión y revisión permanente, el Protocolo Familiar se vuelve obsoleto e ineficaz.

El Consejo de Familia es el órgano responsable de garantizar que los principios y acuerdos delineados en el protocolo sigan siendo relevantes y respetados por todos los miembros de la familia.

El Consejo de Familia desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de la unidad, la comunicación y la visión compartida de los miembros de la familia. Entre sus principales responsabilidades están: 1. Supervisar el cumplimiento de los valores, la visión y vigencia de los órganos de gobierno acordados en el Protocolo, 2. Abordar y resolver disputas antes de que se conviertan en problemas insolubles, 3. Fomentar la unidad familiar, educar a las generaciones más jóvenes sobre el negocio y prepararlos para que en el futuro sean unos buenos accionistas, 4. Alinear los intereses de la familia con los objetivos a largo plazo de la empresa y elaborar planes de sucesión, 5. Facilitar comunicaciones claras entre la familia, los accionistas, la junta directiva y los ejecutivos de la empresa, asegurando la transparencia y la alineación. El Consejo de Familia es un pilar fundamental en la estructura de gobierno de una empresa familiar.

Antes de formar un Consejo Familiar se deben establecer unos objetivos claros: ¿Qué queremos lograr con este consejo? ¿Cuáles son los temas clave que debe abordar? ¿Cómo apoyará tanto a la familia como a la empresa?

Para que el Consejo de Familia opere de manera ágil,diálogo la familia debe definir: 1. ¿Quién puede ser parte del Consejo? ¿Solo los descendientes directos o incluir también a los cónyuges y parientes políticos? ¿Se invitará de manera permanente un asesor externo para facilitar el diálogo?, 2. ¿Se establecerá rotación de sus miembros para facilitar diferentes aportes y perspectivas? y 3. ¿Las decisiones se tomarán por consenso, votación mayoritaria u otro sistema? Con unas reglas mínimas se evitarán ambigüedades y posibles conflictos.

El Consejo de Familia se debe reunir al menos dos veces al año, con reuniones adicionales cuando sea necesario y debe: 1. Establecer una agenda con anticipación, 2. Llevar actas de cada reunión, 3. Definir planes de acción y responsables y 4. Hacer seguimiento a los asuntos pendientes.

Uno de los mayores desafíos en las empresas familiares es mantener una comunicación abierta, especialmente cuando surgen conflictos. El Consejo de Familia debe: 1. Fomentar un diálogo respetuoso, 2. Permitir opiniones diferentes sin temor a represalias, 3. Utilizar mediación profesional si los conflictos se vuelven difíciles de resolver. Una buena comunicación genera confianza y facilita que las decisiones sean respetadas por todos.

La longevidad de una empresa familiar depende de la integración exitosa de las generaciones futuras. Para tener éxito en este propósito el Consejo debe: 1. Proporcionar educación a los herederos sobre la empresa y su historia, 2. Formar a los más jóvenes en gobierno corporativo y 3. Organizar programas de tutoría donde los miembros más antiguos guíen y capaciten a los futuros líderes.

Un Protocolo Familiar que permanece intacto durante varios años pierde su vigencia. El Consejo de Familia debe actualizarlo permanentemente para que refleje los cambios en la composición familiar (por ejemplo, matrimonios, nacimientos o muertes), en la estrategia empresarial y las condiciones del mercado. También debe incorporar las lecciones aprendidas de retos y conflictos pasados. Su actualización frecuente asegura que siga siendo una guía eficaz y respetada por la familia.

Si bien muchas familias prefieren manejar los temas de gobierno familiar sin ningún asesor externo, estos con frecuencia pueden proporcionar orientación invaluable. Conviene evaluar las ventajas de contratar consultores para mejorar el gobierno empresa-familia o especialistas en resolución de conflictos, etc.

El Consejo de Familia es un órgano fundamental en el gobierno de una empresa-familia. Garantiza que el Protocolo Familiar sea un documento vivo, que resuelve los conflictos antes de que se agraven y alinea los intereses familiares con los empresariales.

Para que las familias empresarias prosperen a largo plazo deben reconocer que un Protocolo Familiar es solo el comienzo. El verdadero desafío radica en mantener un Consejo de Familia activo y comprometido, que se adapte continuamente al cambio y preserve los valores y el legado de la familia. Evite que su protocolo se convierta en letra muerta.