El ahorro que trae la factura electrónica frente a la física puede ser hasta de un 80%

Para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) la evolución que trae consigo la facturación electrónica es una necesidad. Según lo ha recalcado la entidad, este trámite tiene la misma validez que el papel. Sin embargo, para efectos legales, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.

Asimismo, la automatización de los procesos manuales, la reducción de costos frente al papel y la optimización a la hora de buscar los documentos son algunos de los beneficios de este proceso. También, pensando en la seguridad, la factura electrónica automatiza las devoluciones y declaraciones automáticas, es difícil de falsificar y facilita el intercambio.

Otra de las ventajas de la facturación electrónica es que esta permite simplificar los procesos administrativos, ya que se podrán asignar distintas tareas y dar de alta a varios usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. También, mejorará el almacenamiento de los documentos fiscales y la localización de la información.

Tal y como lo indica un estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, Ciat, es más económico facturar electrónicamente que por las modalidades tradicionales de facturación. Este ahorro puede representar hasta un 80% de los gastos frente a la gestión de facturas en papel.

Contar con procesos de facturación electrónica también abrirá las puertas a las empresas para poder participar de otros procesos tecnológicos, como lo son el factoring y la nómina electrónica. Estos, al ser digitales, también les ahorrarán costos y les facilitarán otro tipo de herramientas.

“Estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”, puntualizó el director de la Vertical HCM de Digital Ware, Javier Neira.

Con respecto a los costos, hay muchas variables que entran en juego, pues los proveedores electrónicos manejan diferentes tarifas dependiendo del cliente y de la cantidad de facturas que estimen van a necesitar a lo largo del año.
Una de las primeras cosas que debe tener en cuenta es que la facturación electrónica le puede resultar gratis si su negocio es una micro o pequeña empresa y no puede costear un desarrollo propio o un proveedor tecnológico.

El servicio se presta a través de la página web de la Dian. Según la entidad, esta solución gratuita permite guardar información de los clientes, productos y generar documentos electrónicos ilimitadamente. Para ello, solamente se debe acceder a la plataforma de Muisca con usuario y clave y el único requisito es estar inscrito en el Registro Único Tributario, RUT.

Ahora, si su operación es más compleja y su empresa emite un número considerable de facturas al mes, la herramienta virtual de la Dian puede no ser suficiente y tendrá que recurrir a dos opciones: desarrollar su propio software e integrarlo a las operaciones de su empresa o contratar los servicios con un proveedor tecnológico.

En ese caso, el costo promedio de cada factura puede ser de mínimo $80, según indicó el gerente general del proveedor Facture 1, Juan Jiménez.

Ahora, antes de empezar a facturar electrónicamente, las empresas deben implementar el servicio, que puede tener un costo entre $800.000 hasta $20 millones, dependiendo del tamaño y de la cantidad .

A partir de ahí, explicó Jiménez, “existen paquetes que van desde $50.000 mensuales o $500.000 anuales, pero eso dependerá enteramente del volumen que maneje cada empresa”.