Implementación de la nómina electrónica en Colombia iniciará con 3.421 empresas

Tras cierre del calendario para la implementación de la facturación electrónica en diciembre de 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) publicó la Resolución 000013, por medio del cual se busca impulsar en el país el uso de la nómina electrónica en 2021. Los plazos establecidos para quienes estén obligados a hacerlo dependerán del número de empleados de cada empresa.

Lisandro Junco Riveira, director designado de la Dian, prevé que el sistema esté habilitado a partir del 31 de mayo de este año.

De acuerdo a información publicada por la entidad, las empresas con más de 251 empleados, que según cifras del Rues son 3.421, tendrán hasta el 1 de julio para empezar a emitir este documento. Para las nóminas con un rango entre 101 a 250 miembros, que son cerca de 4.392, la fecha máxima será el 1 de agosto de 2021. Los grupos desde 11 hasta 100 personas contratadas podrán iniciar a más tardar el 1 de septiembre. Los grupos de 4 a 10 trabajadores tendrán hasta el 1 de octubre y aquellas compañías compuestas por 2 o 3 trabajadores podrán implementar dicho documento antes del 1 de noviembre. Las últimas serán las empresas unipersonales, avaladas para hacerlo hasta el 1 de diciembre de 2021.

“Es importante señalar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de nómina electrónica para antes del 31 de mayo de 2021. Asimismo, los no obligados a facturar electrónicamente tienen hasta el 31 de marzo del 2022”, explicó Andrés Torres, director de cumplimiento de Alegra.com, que agregó que “las empresas deberán enviar este documento electrónico los 10 primeros días del mes siguiente”.

Esta nueva funcionalidad contempla la posibilidad de que todas aquellas entidades que, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de verse obligadas, puedan hacerlo, siempre y cuando cumplan con todas las disposiciones establecidas por la Dian.

El plan piloto para evaluar el impacto de la implementación de esta nueva dinámica se llevará a cabo, según la Dian, en abril.

Este documento magnético, según Javier Neira, director de la vertical Kactus-HCM de Digital Ware, no es más que un soporte de pago donde se configuran costos, deducciones o impuestos descontables, derivados de la realización de pagos por relación laboral, legal, o reglamentaria también aplicable para pensionados.

Neira explicó que, como en el caso de la facturación electrónica, la nómina está compuesta por devengos o deducibles, calculados por operadores autorizados y certificados por la Dian, que harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

El soporte de pago de nómina electrónica, y su respectivo anexo técnico, se implementa y desarrolla, según la Dian, con el mismo sistema destinado para la facturación electrónica.

La resolución donde se establecen las pautas, tanto para facturas, como para nóminas, plantea que, los contribuyentes obligados a expedir nómina electrónica deberán generar estos documentos de forma mensual.
Esta nueva dinámica, funcionará básicamente con los mismos lineamientos del sistema de facturación. Así lo expuso Daniela Bedoya, gerente de Domestic Corporate Tax de KPMG.

Bedoya señaló que, una vez sea transmitido el documento, la Dian procederá a validar la información de la nómina y generará un archivo electrónico con su respectiva validación o rechazo. En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la Dian será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes.

La gerente destacó que, en el caso en que la Dian haya rechazado la validación de la nómina, la empresa que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones; la cual tendrá que volver a ser tramitada para la respectiva validación.

El proceso requerido para generar el documento digital de nómina se integrará de manera mancomunada con el sistema de facturación.

Para entrar en esta nueva dinámica, las empresas están utilizando las mismas facilidades brindadas por el mercado nacional para facturar electrónicamente.
En la actualidad, los contribuyentes pueden comprar una firma, facturar, e incluso, pagar su nómina de manera electrónica, por su cuenta. Pero también pueden contratar los servicios de un proveedor tecnológico.

En Colombia hay a la fecha 92 proveedores tecnológicos habilitados para prestar éste tipo de servicios y 54.633 empresas interesadas en realizar el proceso de habilitación, según registros de la Dian.

Los proveedores tecnológicos prestan su servicio en todo el territorio nacional, sin limitaciones geográficas.

Para Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latam, la manera más útil y sencilla para implementar la nómina electrónica en una compañía, es a través de un proveedor electrónico avalado por la Dian.

“De este modo, se podrá evitar el incumplimiento de la normativa al contratar un proveedor de facturas y nóminas electrónicas que se ocupe de los trámites y aliviane las cargas de la compañía”, afirmó Redondo.

La implementación de este proyecto es, según Javier Neira, director de la vertical de Kactus-HCM de Digital Ware, una oportunidad para mostrar que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología tienen una ventaja frente al Gobierno por su capacidad de responder rápidamente en asuntos relacionados a la nómina electrónica. Motivo por el cuál, afirma Neira, desde la compañía de software ya se están adelantando los requisitos para incorporar los cambios al producto.

¿Qué es la nómina electrónica y cómo funciona?

Es un soporte de pago donde se configuran costos, deducciones o impuestos descontables, derivados de la realización de pagos por relación laboral, legal, o reglamentaria. Una vez sea transmitido el documento, la Dian procederá a validar la información. En el caso de que ésta haya sido satisfactoria, la nueva nómina será devuelta a la entidad o empresa que la generó.