Cinco claves para seleccionar el software contable más adecuado

Director de Cuentas Corporativas en Zoho Latam

Las soluciones de software contable nacieron hace varias décadas para cumplir con una importante función: llevar registros precisos de los datos financieros de las empresas -como sus compras y sus ventas- para apoyar el cumplimiento de las disposiciones tributarias. Una tarea importante y vital para el crecimiento de cualquier negocio.

Con la consolidación del software en la nube y la utilización de nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, ahora está surgiendo una nueva generación de aplicaciones que integran herramientas para conocer la realidad contable del negocio en tiempo real, optimizar el funcionamiento de la empresa, elevar las ventas y pagar las obligaciones tributarias. Además de adelantar procesos de facturación electrónica, calcular impuestos o gestionar proyectos fácilmente.

Existen algunas claves que deben tener en cuenta las organizaciones para elegir una plataforma contable, entre las cuales están:

Facturación inteligente. Junto al soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben crear perfiles recurrentes y programar envíos automáticos para pedidos regulares.

También pueden configurar recordatorios automáticos, basados en las fechas de vencimiento o de pago de las facturas, para hacer seguimiento de los clientes.

Aprovecha las ventajas de ‘la nube’. Al estar basados en internet, los nuevos sistemas contables siempre están actualizados con las normas más recientes y los datos cuentan con respaldo permanente en centros de datos con altos estándares de privacidad y seguridad. Esto además representa ahorros, al pagarla mensualmente y por la cantidad de usuarios que requiere la empresa que pide el servicio. Los empresarios pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde sus teléfonos inteligentes, mediante aplicaciones móviles.

Analítica integrada. Los informes contables permiten que los empresarios comprendan las tendencias financieras y analicen los patrones de crecimiento de las empresas. Mediante Inteligencia Artificial ahora pueden consolidar datos y generar informes automáticos, para tomar decisiones de negocio acertadas en tiempo real.

Pagos en línea. Una solución contable moderna debe integrar pasarelas digitales que ofrezcan a los clientes formas rápidas y seguras de pagar en línea, con tarjetas de crédito y débito, o transferencias bancarias. Con clientes en todo el mundo, estas aplicaciones deben estar preparadas para administrar divisas diversas, pero realizar la contabilidad en pesos, para eliminar discrepancias y cálculos adicionales en transacciones extranjeras.

Conciliaciones bancarias. Al conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad, las empresas obtienen sus estados automáticamente, pueden personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y hacer coincidir automáticamente las transacciones. Con esta función simplificada, el negocio está listo para la auditoría durante todo el año.
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Las soluciones de software contable nacieron hace varias décadas para cumplir con una importante función: llevar registros precisos de los datos financieros de las empresas -como sus compras y sus ventas- para apoyar el cumplimiento de las disposiciones tributarias. Una tarea importante y vital para el crecimiento de cualquier negocio.

Con la consolidación del software en la nube y la utilización de nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, ahora está surgiendo una nueva generación de aplicaciones que integran herramientas para conocer la realidad contable del negocio en tiempo real, optimizar el funcionamiento de la empresa, elevar las ventas y pagar las obligaciones tributarias. Además de adelantar procesos de facturación electrónica, calcular impuestos o gestionar proyectos fácilmente.

Existen algunas claves que deben tener en cuenta las organizaciones para elegir una plataforma contable, entre las cuales están:

Facturación inteligente. Junto al soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben crear perfiles recurrentes y programar envíos automáticos para pedidos regulares.

También pueden configurar recordatorios automáticos, basados en las fechas de vencimiento o de pago de las facturas, para hacer seguimiento de los clientes.

Aprovecha las ventajas de ‘la nube’. Al estar basados en internet, los nuevos sistemas contables siempre están actualizados con las normas más recientes y los datos cuentan con respaldo permanente en centros de datos con altos estándares de privacidad y seguridad. Esto además representa ahorros, al pagarla mensualmente y por la cantidad de usuarios que requiere la empresa que pide el servicio. Los empresarios pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde sus teléfonos inteligentes, mediante aplicaciones móviles.

Analítica integrada. Los informes contables permiten que los empresarios comprendan las tendencias financieras y analicen los patrones de crecimiento de las empresas. Mediante Inteligencia Artificial ahora pueden consolidar datos y generar informes automáticos, para tomar decisiones de negocio acertadas en tiempo real.

Pagos en línea. Una solución contable moderna debe integrar pasarelas digitales que ofrezcan a los clientes formas rápidas y seguras de pagar en línea, con tarjetas de crédito y débito, o transferencias bancarias. Con clientes en todo el mundo, estas aplicaciones deben estar preparadas para administrar divisas diversas, pero realizar la contabilidad en pesos, para eliminar discrepancias y cálculos adicionales en transacciones extranjeras.

Conciliaciones bancarias. Al conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad, las empresas obtienen sus estados automáticamente, pueden personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y hacer coincidir automáticamente las transacciones. Con esta función simplificada, el negocio está listo para la auditoría durante todo el año.