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Las empresas están obligadas a migrar a la factura electrónica, proceso que inició en 2019 por disposición de la Dian
El auge de la facturación electrónica no solo ha facilitado el cumplimiento de obligaciones fiscales, sino que ha tenido un impacto en la formalización del sector empresarial.
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La adopción de este tipo de facturación facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales e impacta en la formalización del sector
Desde la implementación de la facturación electrónica en 2019, su adopción ha experimentado un crecimiento de 2.340%. Hoy, más de 1,2 millones de empresas emiten comprobantes electrónicos a diario, según un informe publicado por Alegra.com, lo que subraya la eficacia de esta tecnología y su capacidad para transformar la formalización y la eficiencia empresarial.
Andrés Torres, director de Normativa y Cumplimiento de Alegra.com, explicó que la adopción de la factura electrónica “ha crecido en los últimos años, no solo como una obligación fiscal, sino también como una herramienta que permite a las empresas optimizar su gestión y reducir costos operativos”.
De hecho, según un estudio de la Cámara de Comercio de Bogotá, CCB, las pequeñas y medianas empresas que han adoptado la facturación electrónica han visto una reducción de costos de hasta 50% en comparación con la facturación física.
El auge de la facturación electrónica no solo ha facilitado el cumplimiento de obligaciones fiscales, sino que ha tenido un impacto en la formalización del sector empresarial. “Este proceso ha sido clave para formalizar las operaciones de las micro, pequeñas y medianas empresas, que representan más de 99% del tejido empresarial del país. Al formalizar sus procesos, estas empresas no solo ganan en transparencia, sino que mejoran su eficiencia operativa y competitividad”, agregó.
Uno de los sectores más beneficiados es el del comercio minorista. La digitalización de los procesos de facturación mejora el flujo de ventas y la confianza entre los clientes. “Hemos visto un crecimiento de 10% en la cantidad de empresas que emiten Documentos POS Electrónicos desde la obligatoriedad en junio, lo que confirma el impacto positivo de la digitalización en el sector”, añadió.
De acuerdo con Torres, la facturación electrónica revolucionó la eficiencia operativa y la productividad de las empresas, especialmente cuando se utiliza un sistema en la nube. “La automatización es uno de los principales beneficios: con solo tres datos del receptor (nombre, NIT y correo electrónico) se emite la factura de manera automática, cumpliendo con las obligaciones tributarias ante la Dian y manteniendo la contabilidad en orden. Esta integración no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y permite a los empresarios enfocarse en hacer crecer su negocio”, señaló.
Lisandro Junco, exdirector de la Dian, explicó que el piloto inicial de 2016 no fue competente, pero en 2019, con la Resolución 20, transformaron la facturación electrónica en un proceso obligatorio y eficiente. “Esto permitió no solo la reducción de costos, sino también la eliminación de errores humanos y la mejora en la trazabilidad de las transacciones”, afirmó Junco. La implementación de un modelo de factura electrónica asincrónica, en la que la Dian valida posteriormente las facturas, ha sido clave para evitar la emisión de facturas falsas y garantizar un sistema seguro.
Ciro Meza, socio del área de Práctica Tributaria de Baker McKenzie, destacó que la adecuada expedición de la factura es un asunto que no solo tiene una dimensión tributaria, sino también comercial y corporativa, pues la factura cumple una doble función.
“De cara a la entidad emisora, constituye una obligación tributaria formal, pero además materializa el título del comerciante para exigir el cobro de los bienes y servicios suministrados. De cara al cliente o consumidor, hace las veces de soporte fiscal para la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables, pero, además, permite al adquiriente ejercer sus derechos y garantías”, indicó Meza.
Además, el hecho de que la facturación sea de forma electrónica, permite generar información útil para hacer diagnósticos del negocio de manera más rápida.
Sin embargo, el camino hacia la adopción masiva no ha estado exento de obstáculos. Uno de los principales retos es la correcta emisión de comprobantes electrónicos, ajustándose a los parámetros exigidos por la Dian. Según datos recientes, 65% de los comercios presenta irregularidades en este proceso.
“Es importante expandir la factura electrónica a los bancos. La información que nos pueden proveer es clave para combatir la informalidad, la evasión y la elución”.
“En la expansión de la factura electrónica, el miedo a la tecnología es un obstáculo, en especial, en sectores tradicionales acostumbrados a métodos convencionales”.
Además, de acuerdo con Torres, el miedo a la tecnología es un obstáculo, especialmente en sectores tradicionales que están acostumbrados a métodos convencionales, y muchos aún no conocen los beneficios de la facturación electrónica, como la mejora en la eficiencia y la reducción de costos.
A pesar de estos desafíos, la facturación electrónica ha contribuido a la formalización empresarial, obligando a muchos negocios informales a legalizarse y cumplir con sus obligaciones fiscales. “La factura electrónica nos permite tener trazabilidad y ofrece alternativas a quienes estaban en la informalidad”, enfatizó Junco.
La protección de la información es una prioridad para las empresas que operan en este nuevo entorno digital. En ese contexto, Alegra.com, uno de los jugadores en facturación electrónica, ha implementado avanzadas medidas de seguridad. “Utilizamos Amazon Web Services, AWS, que no solo ofrece copias de seguridad automáticas, sino también tecnología de encriptación avanzada. Esto asegura que las empresas colombianas puedan operar con tranquilidad, sabiendo que sus datos están protegidos las 24 horas del día”, indicó Torres.
“La automatización permite emitir facturas en cuestión de segundos, con solo tres datos del receptor. Esto ahorra tiempo, reduce errores y permite a los empresarios enfocarse en hacer crecer sus negocios”, agregó.
En una perspectiva futura, las innovaciones en facturación electrónica prometen seguir transformando el panorama empresarial. Alegra.com apuesta por la integración de la facturación electrónica con la contabilidad, lo que Torres denomina “Contabilidad Inteligente”. Este enfoque combina automatización y digitalización para optimizar procesos contables, eliminando tareas repetitivas y reduciendo errores.
Junco subrayó la necesidad de expandir la facturación electrónica hacia nuevos sectores, particularmente los bancos. “Los bancos aún no están obligados a emitir facturas electrónicas, lo que limita el potencial de análisis de datos. Es clave integrar a los bancos en este ecosistema para lograr una mayor transparencia y eficiencia en el sistema tributario”, explicó.
Las empresas que adoptan la factura electrónica deben asegurarse de que sus sistemas estén actualizados con los últimos requisitos tecnológicos y normativos emitidos por la Autoridad Tributaria, lo que se traduce en que se estén emitiendo la totalidad de documentos electrónicos que conforman el sistema de facturación.
Aunque estos constantes cambios han complicado el cumplimiento tributario, “también es cierto que ha permitido a las compañías organizar y tener un control efectivo de todas las operaciones susceptibles de facturación”, explicó Ciro Meza, socio de tributario de Baker McKenzie.
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Alegra cuenta con el acompañamiento y soporte 24/7 a través de canales remotos que facilitan el cumplimiento de todos los requerimientos normativos
