¿Qué es más conveniente en la factura electrónica?

Aportas que la Dian oficialice la próxima etapa de facturación electrónica con el nuevo calendario de las empresas que deben iniciar el proceso de acuerdo a su actividad económica, los empresarios y/o comerciantes siempre se preguntan qué es mejor ¿desarrollar su propio software de factura electrónica o seleccionar un operador tecnológico para que se encargue de esta función?

Las principales desventajas que se evidencian al optar por un desarrollo propio dentro de la compañía son los altos costes tecnológicos, la capacidad de cumplir con los cambios constantes en la legislación de la facturación electrónica, así como la disponibilidad y el almacenamiento de la información.

Crear una solución que garantice todas las funcionalidades con las que debe cumplir la facturación electrónica tiene un coste muy alto en términos de hardware, software, localización de los servidores y su capacidad de procesamiento, accesos, seguridad, personal que administre la plataforma, entre otros.

Así mismo, asegurar el cumplimiento legal de una solución de factura electrónica es un proceso largo y muy delicado. Se debe tener en cuenta todos los aspectos de las nuevas exigencias legales de parte de la Dian. Adicional, su resolución técnica junto con sus seis anexos, que regulan aspectos como el formato XML de facturas, créditos, débitos, procesos de contingencia, firma digital, manejo de certificados, procedimiento de entrega de factura al adquiriente, envío de la factura a la Dian, cumplimiento con los tiempos para aceptación explícita o tácita de los documentos, auditoría y archivo.

No solo el cumplimiento legal es un tema que exige una alta inversión ya que está siempre en permanente ajuste. El ente legislador va adecuando los requisitos de acuerdo al aumento de empresas que deben facturar electrónicamente, realizando ajustes al procedimiento, evidente durante los últimos tres meses. Cumplir con todos los procedimientos, al mismo tiempo que las reglas se van ajustando, obliga a altos costes como personal de desarrollo, asesoramiento jurídico y legal para interpretar lo cambios.

Del otro lado, nos encontramos con una solución SaaS que garantiza todas las funcionalidades con un valor adecuado de acuerdo a sus requerimientos y número de transacciones, también asegura que con el crecimiento de estas en la plataforma se garantiza el servicio permanente, y el cliente no se preocupará por el aumento de las transacciones. El coste es el adecuado al servicio que recibe. Al mismo tiempo, el operador tecnológico añade funcionalidades a la plataforma para agregar valor al servicio ofrecido al cliente.

Al escoger una solución de SaaS, los servidores están siempre disponibles para poder utilizar la herramienta sin interrupciones; lo que no ocurre muchas veces con el desarrollo propio, pues la manutención de servidores y software puede llevar a interrupciones de la solución. Al tener siempre disponibilidad, se garantiza el acceso 100% a la aplicación y a los documentos (facturas, crédito, débitos, contenidos).

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Con la información replicada en tiempo real, se garantiza el cumplimiento de normas de seguridad y procesos de información como ISO 9001 y ISO 27001. Igualmente, es asegurado el archivo de las facturas, incluso contra catástrofes, como sismos, ciber-terrorismo, entre otros.

Lo más importante a tener en cuenta de todo este proceso señor empresario, es obtener el máximo de eficiencia de la organización y sacarle provecho al proceso de digitalización, las empresas deben mirar como una gran oportunidad la selección de un operador tecnológico, lo significativo es contar con un buen aliado que brinde la asesoría integral y que se ajuste a sus necesidades de requerimientos.