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La factura electrónica no solo modernizará las operaciones de las empresas, sino que les permitirá reducir costos.
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Reducción de costos entre ventajas para las empresas con facturación electrónica.
La experiencia de los países donde se lleva años utilizando la factura electrónica ha demostrado que su uso aporta importantes ventajas y beneficios a las empresas que la utilizan. Entre ellos, se encuentra la reducción de costos, la mejora de la gestión del negocio, de los pagos y los cobros, o la posibilidad de acceder a nuevas fuentes de financiación.
De esta manera, la facturación electrónica se ha convertido en los últimos años en una pieza esencial en la transformación digital de las empresas.
“La emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, entre otros beneficios”, señaló Alberto Redondo, director de Marketing de Seres para Iberia y Latam, líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de documento.
Así mismo Redondo destacó que las empresas que adopten esta modalidad de facturación verán además un ahorro de almacenamiento. “Se estima que para una factura el paso de archivo físico a archivo electrónico permite unos ahorros del 81%”.
La facturación electrónica también acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa. En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de un minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos, tal como lo explicó Redondo.
Por su parte, el docente de derecho del Politécnico Grancolombiano, Daniel Apaza, destacó que, “la documentación electrónica es antifraude y permite un control exhaustivo por parte de la Dian para evitar la evasión y elusión en materia tributaria. Además, permite que la administración pública y el Estado se adapten a la tecnología, y hace que se cuente con bases de datos confiables y sin adulterar”, agregó Apaza.
En ese sentido habrá un mayor control fiscal, disminuyendo la evasión e incrementando el recaudo tributario y la mayor eficiencia en los procesos operativos de negociación, entrega y pago de bienes y servicios entre las compañías.
“Con la factura en papel son necesarios unos nueve minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo dos minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica”, dijo el director de Marketing de Seres.
Las empresas que ya se han informado pueden comenzar el proceso estableciendo los recursos tecnológicos para implementarlo.
Una vez cesen estos inconvenientes deberán transcribir la información de facturas expedidas por talonario o papel y enviarlas a la Dian en formato electrónico.
La obligatoriedad de la factura electrónica no debe verse de mala forma, por lo contrario, representa para las empresas estrategias de sistematización que permiten minimizar los procesos manuales.
