Firma electrónica y digital, un proceso que no solo es seguro, sino también sostenible

La firma electrónica llegó para quedarse en el mundo empresarial y en la cotidianidad. Hoy, miles de procesos se realizan con este recurso que, hasta antes de la pandemia, no tenía la fuerza que hoy posee en el país.

Este recurso, además de eliminar muchos procesos y bajar los costos de los engorrosos trámites presenciales, también es un aliado del medio ambiente ya que hace que se use menos papel y, por ende, menos árboles sean talados. Además, logra que las compañías y las personas bajen su huella de carbono.

Las mejoras en términos de sostenibilidad están marcadas por diferentes aspectos. Uno de ellos es la racionalización de los procesos que involucran papel con documentos que deben ser firmados por una o varias personas. Y más, si se tiene en cuenta que de un árbol salen 17 resmas de papel de 500 hojas cada una.

La reducción de la huella de carbono se da porque la firma física, además del papel que se usa, conlleva los desplazamientos y sus correspondientes gastos de combustible, consume también la energía de las impresoras y los escáneres, y el tiempo en que se realizan, entre otros aspectos.

“Entre los beneficios de la electrónica es que es una firma que tiene la misma funcionalidad y probatoria que la manuscrita. En costos de papel para impresión, consulta de archivos y notificaciones; una empresa se ahorra hasta 70% en lo que le cuesta hacer trámites físicos con respecto a la firma digital”, aseguró Sergio Acuña Salazar, director de producto de Línea de Identidad Digital y Firma Electrónica de Olimpia IT SAS.

Legal y seguro
En Colombia, la firma electrónica se encuentra regulada bajo la Ley 527 de 1999, que posteriormente fue compilada en el Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo (Decreto 1074 de 2015), en el que se reconoce, de manera expedita que la firma electrónica siempre y cuando cumpla con los requisitos de confiabilidad, seguridad y viabilidad para la celebración del contrato o trámite que se pretende realizar.

Para tal efecto, el numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1 del referido Decreto define el concepto de firma digital como: “Firma electrónica. Métodos tales cómo, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.

Según el abogado Juan Felipe Medina, director Área Corporativa de Estatus Jurídico, el reconocimiento y adopción de la firma electrónica trae consigo una serie de beneficios tales como: autenticidad, confidencialidad, integridad y seguridad, entre otros.

La seguridad es un aspecto clave ya que, según el abogado Medina, en virtud de que el proceso de firma electrónica se realiza mediante el uso de una serie de claves, códigos, datos biométricos o criptográficos que permiten la identificación plena de la persona o las partes en un determinado negocio, evitando así suplantaciones.

Un proceso que se aceleró con la pandemia
La llegada de las compañías y de los ciudadanos, en general, al uso de la firma electrónica se aceleró con la pandemia. En el caso de las empresas, al ver su operación detenida por el aislamiento, empezaron a buscar alternativas en el mundo digital para ser más competitivas y no tener que cerrar. Algunos expertos afirman que el covid-19 aceleró de 10 a 15 años la velocidad de apropiación de la firma electrónica el Colombia. Además, en muchas compañías se despertó el interés de entender el valor agregado de los procesos digitales, ya que antes del encierro para algunas empresas solo había un entorno y era que todos los trámites se hicieran de manera presencial.