Firmas electrónicas: gestionarlas es más sencillo con apoyo de Adobe Acrobat Sign

La optimización de muchos de sus procesos documentales mediante la implementación y el uso de la firma electrónica fue uno de los mayores aprendizajes que las empresas recogieron durante la pandemia, no solo para ajustarse a los requerimientos legales vigentes en el país, sino también como un mecanismo para consolidar y afianzar sus estrategias de transformación digital.

Tal ha sido el impacto de esta herramienta que un estudio elaborado por la firma Adobe, compañía especializada en el diseño de soluciones de software, y la consultora Forrester, encontró que siete de cada diez compañías que implementaron este servicio de autenticación digital señalaron que les ayudó en la continuidad de su negocio en la época más crítica de la emergencia sanitaria. Además, un 47 % afirmó que la digitalización de estos trámites les permitió conseguir más clientes.

Una de las herramientas disponibles en el mercado más potentes y versátiles es Adobe Acrobat Sign, una solución de firma electrónica que ofrece las siguientes facilidades:
- Recopilación eficiente de firmas electrónicas.
- Seguimiento y monitorización de documentación relevante.
- Envío masivo de documentos y firmas.
- Fácil integración con otras aplicaciones empresariales.
- Personalización en tiempo real de acuerdo con los flujos de documentación y trabajo.

En ese sentido, Controles Empresariales, compañía que integra tecnologías y soluciones digitales en múltiples organizaciones y que cuenta con convenio con 17 fabricantes de los más reconocidos en el mundo, distribuye Adobe Acrobat Sign en Colombia.

La importancia de utilizar la herramienta adecuada
Yamile Mongui, líder de Producto Adobe en Controles Empresariales, señala que este es uno de los servicios estratégicos que brindan a las compañías, además de otros como ciberseguridad, analítica y aplicaciones de negocios. Ella explica que hay varios aspectos que es importante tener presente al implementar esta herramienta, en particular el asociado al soporte legal.

Y dice que este se basa en algunos principios, entre ellos “que se mantenga la integridad y no se altere la información contenida en los documentos que se envían por la aplicación durante su recorrido por los distintos firmantes, y que se puedan autenticar las personas que participan en el proceso”.

Esta solución, explica Mongui, es muy sencilla e intuitiva de manejar y destaca la posibilidad de integrarse a otras aplicaciones y plataformas que son utilizadas por las empresas en sus operaciones, tales como Microsoft, Salesforce, Workday, Google, Servicenow, Nintex, SAP Ariba, Box, Icertis, Notarize, Veeva, Oracle, Workbooks.com, entre muchas otras.

Otra de las ventajas que brinda Adobe Acrobat Sign es la disminución en el uso de recursos físicos como el papel y de tintas en las impresiones en aquellas áreas donde más se administran documentos, con lo cual el aporte al cumplimiento del componente ambiental dentro de las estrategias de sostenibilidad es significativo.

También reporta beneficios en cuanto a la eficiencia de los procesos internos asociados a la transformación digital, ya que facilita la firma de documentos en aquellos casos donde la persona responsable no se encuentre presente en la empresa y se necesite de una aprobación urgente de algún trámite.

Un servicio seguro y de calidad
La herramienta de Adobe Acrobat Sign que suministra Controles Empresariales a las compañías cumple con los estándares internacionales asociados a la seguridad de la información, con lo cual los usuarios pueden tener la tranquilidad de que al utilizarla el contenido que se envía por ella estará protegido en todo momento.

Estos estándares internacionales son la auditoría de los Controles de Servicio y Organización 2 (SOC 2, por sus siglas en inglés) y la norma ISO 27001 de seguridad de la información.

Esta aplicación es transversal a cualquier industria que tenga que gestionar procesos documentales y que con la firma electrónica pueda optimizarlos para ser más ágiles, eficientes y productivos en sus trámites del día a día.