Realizar operaciones aduaneras, entre los casos para los que necesita de la firma digital

La Dian define la Firma Electrónica como un conjunto de datos que permiten firmar electrónicamente un documento, identificando al firmante de manera inequívoca dentro de los servicios electrónicos de la entidad.

“Colombia ha estado a la vanguardia a nivel latinoamericano en los procesos de inclusión digital, como herramienta para el desarrollo económico y social, al contar con todo un despliegue normativo que regula el comercio y la firma electrónicos, que inició con la expedición de la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales”, explicó el consultor senior de Tax PwC Colombia, Juan Camilo Rodríguez.

Esta herramienta está disponible para todos los usuarios inscritos en el RUT y aplica para los suscriptores que se encuentran obligados a utilizar firma, incluyendo a las personas que se encuentren residenciadas en el exterior y a quienes, de manera voluntaria, deseen generar el instrumento para el cumplimiento de obligaciones, operaciones y trámites.

Asimismo, usted debe solicitarla si es una persona natural obligada a cumplir deberes formales a nombre propio o de algún tercero en calidad de representante legal, apoderado, revisor fiscal o contador, tal como lo contempla la Resolución 12761 de 2011.

También cuando realice operaciones aduaneras, cuando deba solicitar la autorización de numeración de facturación y, en general, cuando es declarante de renta o quiera hacer en línea una solicitud de devolución y/o compensación de un saldo a favor.

“No existe una ley fijando de forma expresa quién debe tener la firma electrónica de manera general; lo que existe es una serie de procedimientos formales que sólo se pueden hacer si se cuenta con la firma electrónica, por ejemplo, la persona que deba presentar declaraciones tributarias, o deba firmarlas como representante legal, contador o revisor fiscal, debe tener una firma electrónica cuando dichos procedimientos se tramitan de forma virtual”, explicó la asociada senior del área de Tecnología, Medios & Comunicaciones de la firma CMS Rodríguez-Azuero, María Camila Piedrahita.

En conclusión, indicó la abogada, más que una obligación como tal, la firma electrónica termina siendo una herramienta que en la actualidad es muy útil para generar algunos trámites administrativos y/o judiciales, por ejemplo, a distancia y dentro del mundo online.

La Dian asegura que ya no importa si vive en Colombia o en el exterior, pues ahora puede generarla cuando desee realizar algún trámite u obligación con esta entidad.

Es importante recordar que esta nueva Firma Electrónica, como su anterior versión, tendrá una vigencia de tres años, contados a partir de la fecha de su generación. Esta puede renovarse totalmente en línea, ya sea antes de la fecha del vencimiento o después, sin ninguna restricción.

En el escenario actual de facturación electrónica, con validación previa de la Dian, los contribuyentes también se encuentran obligados a generar una firma electrónica, puesto que, tanto la factura electrónica de venta con validación previa, así como las notas débito o crédito que se deriven de ella, deberán contar con la firma electrónica del facturador electrónico.

Lo mismo sucede con la expedición del documento soporte en adquisidores con no obligados a facturar; el documento equivalente electrónico; y el documento soporte de pago de nómina electrónica.