Siete errores de las empresas al escoger un proveedor para hacer su nómina digital

La nómina electrónica es solo un paso que deben surtir las empresas en la optimización de sus tareas diarias, pero es solo eso…un paso. Las compañías deben buscar la optimización de sus procesos para aumentar su productividad y eficiencia y eso es precisamente lo que hace diferente a EKOMERCIO, una empresa de consultoría especializada que une proyectos de: Automatización de procesos; Consultoría fiscal; e-commerce; Market Place, y Ciberseguridad.

Acá reunimos algunas de las preguntas clave que se deben hacer las empresas a la hora de escoger un proveedor para el nuevo proceso de nómina electrónica.

Errores comunes:

1. Seleccionar el proveedor más económico. Es un error que las empresas solo contemplen el precio, con una propuesta sin valores agregados, se debe de hacer un check list de las diferentes opciones que hay en el mercado, como

a. Experiencia específica comprobada, ideal superior a dos años
b. Solución de resguardo histórico + 5 años
c. SLA > al 99% anual
d. Servicios de correo, Web y otros
e. Reportes BI

2. Llevar a cabo el proceso en el último momento. Es muy común que las empresas se confíen del cronograma establecido por la DIAN y tomen su decisión días antes de su obligación. La nómina electrónica debe surtir un proceso que debe hacerse con anticipación y de forma debida.

3. No tener claro los procesos críticos de éxito. Se deben de establecer procesos dentro de su organización para revisar

a. Catálogos
b. Interfases con sistema de nómina o ERP
c. Definir sus reportes entre otros temas

4. Duplicidad de los recibos de nómina, Se deben establecer protocolos para llevar cifras de control y evitar duplicación en la información.

5. No considerar proveedor multi-país. Otro error común es contratar un proveedor que solo es local, cuando algunos contribuyentes tienen operaciones transnacionales.

6. No prever la interconexión y el regreso de los datos al sistema de nómina. Es importante definir, desde un inicio, qué datos se deben de regresar al sistema, con el fin de mantener su contabilidad al día y que en el futuro se tengan todos los datos. Hay un gran aprendizaje en todo Latinoamérica alrededor de este tema y muchas empresas se deciden por la interconexión más sencilla y a medida que avanza la Dian se ven obligados a realizar más desarrollos.

7. No contar con una bóveda fiscal. El no tenerla genera un riesgo muy grande en la salvaguarda de la información

¿Cómo se pueden corregir estos errores?

1. Se debe de contar con un aliado de negocio que tenga experiencia, no sólo en Colombia sino las mejores prácticas de otros países, finalmente, la DIAN se ha acercado a varios países para buscar modelos que le sirvan de referencia.

2. Se deben de involucrar a las diferentes áreas de la empresa, como recursos humanos, financiera, administración, entre otros, ya que ellos son parte de la operación y tienen sus propios requerimientos.

3. Se deben de generar pruebas de estrés de todos los escenarios en la emisión de una nómina para evitar escenarios no considerados.

4. deben de contar con un líder de proyecto al interior de su empresa, que coordine todas las solicitudes de requerimientos, es un error tomar nota de todos los comentarios de una organización y pensar que se va a incluir dentro de un proyecto estándar.

¿Qué implicaciones tiene para las empresas los posibles errores que se lleguen a cometer al presentar la nómina electrónica?

a. El objetivo en todo latinoamericana es claro, las autoridades requieren tener un mejor control del recaudo de impuestos y si el proceso no está controlado o no contempla todas las variables el contribuyente va a quedar expuesto ante la DIAN y será sujeto de una auditoria

b. También tendría que hacer mayor pago de impuestos.

c. Diferencias con la DIAN y sus glosas correspondientes

d. Multas por penalizaciones e incumplimientos