Los 10 errores que debe evitar un bufete en medio de su transformación digital

Esperar resultados inmediatos, olvidarse de lo que realmente quieren los clientes o no elegir a los socios adecuados para liderar el proyecto son algunos obstáculos a la hora de digitalizar una firma de abogados.

Hablar de transformación digital en el mundo corporativo está de moda. Cada sector se afana en acuñar sus propios términos, generalmente anglicismos, para demostrar que está a la vanguardia en el uso de nuevas tecnologías. Moda que también triunfa entre los bufetes de abogados: desde iniciativas vinculadas al emprendimiento legaltech, hasta hackattones para desarrollar apps jurídicas, pasando por laboratorios de legal desing para diseñar nuevos servicios aprovechando, entre otras herramientas, el uso del big data.

Pero acometer una verdadera transformación digital en un despacho de abogados va mucho más allá de hablar de aplicaciones móviles, servicios en la nube o emplear programas de inteligencia artificial. Estos procesos requieren de una gran implicación por parte de todos los profesionales de la organización, ya que suponen un cambio cultural que se puede ver reflejado en un nuevo reparto y diseño del espacio físico de la oficina, o en la forma de relacionarse con los clientes e incluso de facturar los servicios.

Los beneficios prometidos son muchos: mayor eficiencia en los procesos, más eficacia en el servicio prestado, aumenta las posibilidades de conciliar de la plantilla y, sobre todo, garantiza la viabilidad del negocio en un entorno cada vez más competitivo y ajustado en costes. Sin embargo, los riesgos de no llevar a cabo correctamente esta transformación también son muchos, por lo que hay que tener especial cuidado en evitar los principales errores:

1. No entender la digitalización

El primer error que cometen muchos bufetes a la hora de abordar la transformación digital es no comprender el verdadero alcance de este proceso. "Digitalizar no es usar un software", apunta Sara Molina, socia fundadora de Marketingnize. De la misma opinión es Jordi Estalella, socio de AlterWork, que considera que el fallo está en "tomar la parte por el todo", es decir, "la transformación digital no es estar en redes sociales ni tener una plataforma en la nube de gestión de archivos". Todo debe estar interconectado, y no sólo en el plano virtual, sino en el conjunto del negocio. Ni todos los procesos pueden digitalizarse en un bufete, ni hay que poner fin a todo lo que sea analógico. Ambos mundos pueden convivir.

2. Olvidarse del cambio cultural

"Existe una suerte de esquizofrenia en los despachos. Se realizan planes de transformación digital, se implementan herramientas, por ejemplo, una plataforma cloud, y al mismo tiempo no se fomentan (incluso se penalizan) políticas de desubicación y movilidad del trabajo", asegura Estalella. Y es que abordar el cambio cultural es tan importante como afrontar una transformación digital. "Si en algo pueden ayudar las tecnologías es en conseguir que las firmas puedan ofrecer nuevos servicios o nuevas formas de prestarlos. Pasaríamos de un modelo reactivo a uno proactivo", explica Molina. En su opinión, es clave abordar un cambio de modelo que afectará a toda la plantilla, también a cómo acostumbran a trabajar los socios. De alguna forma, "es el peaje a pagar por cambiar las cosas como siempre se han hecho".

3. Falta de compromiso

En cualquier cambio corporativo, la implicación de los directivos es vital. Para la socia de Marketingnize, el denominado sponsor de proyecto tiene que ser uno o varios socios influyentes del bufete que lideren la transformación y eliminen los obstáculos que puedan surgir. En algunas firmas, falta esta figura, mientras que en otras el problema está en que se pierde impulso y motivación por la falta de resultados inmediatos, según apunta Estalella.

4. Ignorar a las personas

Una transformación digital es un proceso transversal y, por eso, "no crear equipos multidisciplinares que colaboren en el proyecto" es un error, al igual que no escuchar a los clientes y olvidarse de cuantificar el impacto de la digitalización en términos de rentabilidad o satisfacción con el servicio. Este fallo "convierte la digitalización en un gasto y no en una inversión", asegura Sara Molina.

5. No comunicar los objetivos

A veces, se realizan cambios sin aliados internos. Y eso es garantía de fracaso. "Para que un proceso de transformación digital tenga éxito debe adoptarlo, al menos, el 25% de la firma. Eso significa buscar aliados antes del cambio y convencer de su utilidad con posterioridad", explica el socio de AlterWork.

6. El síndrome 'amor de verano'

Sara Molina se refiere como síndrome del amor de verano al hecho de que muchos bufetes adoptan como la solución definitiva cualquier nueva tecnología disruptiva que aparece, perdiendo interés en ella a medida que surgen otras nuevas. Este cortoplacismo es un error, no sólo por el gasto que supone, sino por su poca utilidad práctica. Jordi Estalella va más allá y asegura que un error habitual es creer que el beneficio es inmediato, ya que no se tiene en cuenta la curva de aprendizaje. Superada esta fase, "que no es muy prolongada, es cuando los beneficios se aceleran". Eso sin contar con que muchas veces se implementan herramientas que se infrautilizan e, incluso, ni se usan. En opinión de este experto, "además de ser un coste inútil, transmite un mensaje desmotivador para acometer otros cambios".

7. Abogados vs. tecnólogos

Tecnólogos y abogados están condenados a entenderse, aunque hablen idiomas diferentes. Es habitual que "los abogados quieran resultados normativos, mientras que los desarrolladores ofrecen resultados técnicos", asegura Estalella. Sin embargo, es necesario encontrar un punto de encuentro para que la transformación digital de un despacho de abogados sea una realidad. Eso implica coordinar a otros departamentos para que estén también alineados y que incluso pueden ejercer de puente entre ambos mundos, como son las áreas de márketing y de desarrollo de negocio, que pueden coordinarse con el de gestión de sistemas y con las prácticas jurídicas.

8. No analizar si aporta valor

¿Qué actividades aportan más valor a los clientes? ¿Ya los abogados?"El problema es que cualquier herramienta tecnológica aplicada a una actividad que no aporte valor será una pérdida de tiempo y dinero", asegura el socio de AlterWork. Para Sara Molina, tiene que ver con que muchas veces se entiende "la tecnología como un fin y no como un medio", es decir, no se piensa tanto en cuándo es necesaria y se aplica porque es una moda en el sector o porque un competidor también lo hace.

9. Olvidarse de los incentivos

Si la transformación digital es realmente una cuestión estratégica, entonces debe reflejarse también en los planes de compensación y de incentivos de la plantilla.

10. La tecnología no es la panacea

Estalella advierte: "La mayoría de los despachos y abogados depositan en la transformación digital y sus herramientas tecnológicas expectativas irreales. Ni la inteligencia artificial está tan desarrollada ni la tecnología es la panacea para todas las ineficiencias de la firma".