Manual de urbanidad para reuniones Zoom

“Jamás deja de ser molesta y fastidiosa la conversación del que habla con exceso. Los que llegan a adquirir este hábito, concluyen por hacerse intolerables en sociedad (…)”. Este fue uno de los postulados que Manuel Antonio Carreño escribió en el famoso ‘Manual de urbanidad y buenas maneras’ para referirse al modo de conducirnos en sociedad cuando se entabla una conversación; un libro que, aunque el venezolano escribió hace 167 años, podría aplicarse en una de las actividades que se ha convertido en rutina diaria por la cuarentena: las reuniones por Zoom. Hoy, gracias a la necesidad de trabajar desde casa, sobreabundan los encuentros por esta plataforma y otras (como Meet, Teams, BlueJeans y Skype), situación que ha dejado una cosa clara: necesitamos un manual de urbanidad que dicte el comportamiento en internet o, al menos, a la hora de hacer reuniones virtuales.

El postulado inicial describe perfectamente al típico compañero de trabajo que aprovecha el escape que le dan estos encuentros laborales para socializar al extremo. Tal vez como consecuencia del encierro, necesita explayarse en un soliloquio interminable en el que lo realmente importante se reduce a una exposición de un minuto. En los encuentros virtuales, más que en los presenciales, se debe intentar ‘ir al grano’, no solo porque en casa hay miles de distracciones, sino porque puede acceder a muchas de ellas desde su computador. Por tanto, mantenga las videollamadas lo más cortas posibles, con eso garantiza que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que quiere entregar.

Esto resulta en un gran pecado del teletrabajo y otro comportamiento que debería tener en cuenta un manual de urbanidad: la reunionitis extrema. Gracias al home office nos hemos identificado más que nunca con la frase "esta reunión pudo ser un correo" o, de forma renovada, "este Zoom pudo ser un WhatsApp". Por esa razón, cada vez que piense programar un encuentro, primero reflexione sobre su absoluta necesidad, pues existen muchos asuntos que pueden resolverse por otros medios. Tan importante como eso está el invitar a las personas indicadas a cada videollamada. Aquellos participantes que no saben por qué están en una reunión no aportan realmente a una discusión; sin embargo, sí alargan el encuentro.

Un tercer postulado del ‘Manual de Carreño’ que podría aplicarse a las reuniones de Zoom señala que “son actos vulgares e inciviles (...) cualesquiera otros ruidos”. Por favor, use el botón de silencio mientras no necesite hablar. Puede estar seguro de que al resto de los asistentes a la reunión no le interesa conocer lo que pasa en su casa ni quiere escuchar sus silbidos mientras respira.

“Las visitas que recibimos en la sala deben encontrarnos en un traje decente y adecuado a la categoría y a las demás circunstancias de las personas que vienen a nuestra casa”. Así como en 1853 era de gran importancia vestirse para quien entraba a nuestra casa, en la coyuntura actual es fundamental usar la ropa adecuada durante una reunión de trabajo. Entienda que, aunque sus compañeros de trabajo no estén a su lado, sí compartirá un espacio con ellos, así sea de forma virtual. Teniendo esto en cuenta las autoridades de Reino Unido determinaron recientemente códigos de vestimenta para las sesiones virtuales del Parlamento.

Si usted es de los que no sabe si encender la cámara o no, siga este consejo: si el resto de la reunión lo hace, repita el gesto. Como escribió Carreño, “los que tienen la costumbre de no ver la cara a sus oyentes son, por lo general, personas de mala índole”. Aplicado a la coyuntura actual esto significa que no se esconda, muestre que se alistó para trabajar desde la sala de su casa y que no tiene necesidad de que lo vean ‘calentando un puesto’ para realizar sus tareas.

Sin embargo, tenga muy en cuenta dónde se ubica. “La vanidad y la ostentación son vicios enteramente contrarios a la buena educación. La persona que hace alarde de sus talentos, de sus virtudes, de sus riquezas, de su posición social, de la extensión e importancia de sus relaciones, etc., manifiesta poseer un carácter poco elevado”, escribió Carreño en su libro. En pocas palabras, no presuma de su hogar. Los asistentes a videollamadas deben tener en cuenta mantener un fondo que sea neutral, es decir, que no genere distracciones. Esto también significa mantener un orden en el lugar donde tome sus reuniones virtuales. Si bien su casa no debe parecer de catálogo, debe existir “siempre cierto orden en la colocación de los muebles, de los libros y de cuantos objetos nos rodean”, para traer al presente un postulado del ‘Manual de Carreño’.

Pero durante nuestras reuniones virtuales no estamos exentos de que aparezca el niño o la mascota ocasional, de que alguien encienda una licuadora o suene el timbre. Cuando eso suceda, ignore la situación. Tenga en cuenta que usted está en un encuentro laboral y debe mantener la concentración, la precisión y garantizar que la reunión sea corta y provechosa. Otra de las distracciones puede ser los problemas de internet de alguno de los asistentes a la videollamada, que hacen que se congele o se desenfoque la imagen, o que el audio suene entrecortado. Si es usted quien lidera el encuentro, intente mantener el hilo de la reunión en caso de que eso suceda; si es quien tiene líos y lo que necesita decir es muy urgente, puede escribir por el chat, verificar su conexión y volver a ingresar.

Así como es de gran importancia la brevedad en las videollamadas, es fundamental elegir un horario adecuado. Uno de los grandes pecados de la cuarentena es la creencia de muchos colaboradores de que, como los empleados están permanentemente en sus casas, pueden llamarlos a cualquier hora. Traigamos a colación otra de las normas de Carreño, quien señalaba que “las visitas de negocios se hacen en los días y horas que cada cual tiene fijados para recibirlas”. Tenga en cuenta que el horario laboral sigue siendo el mismo. Tan importante como eso es llegar de forma puntual a los encuentros virtuales. Siga la misma norma como si estuviese en su oficina: llegue a la hora que fue citado. Entienda que llegar tarde a una videollamada es aún más grave, pues no tiene que desplazarse a ningún lado.

Y así como al inicio de este texto nos encontramos con el compañero de trabajo que quiere hablar por horas, está aquel que interrumpe incesantemente. Carreño no pudo usar una mejor frase hace 167 que puede aplicarse a Zoom hoy: “por regla general, jamás interrumpamos de modo alguno a la persona que habla”. Piense en que hacer una reunión virtual es aún más difícil que una presencial, por lo que optimizar la entrega del mensaje es fundamental. Por eso, el papel de cualquier asistente es hacer que la reunión sea fácil de llevar y una de las acciones para que eso pase es esperar su turno para hablar.